#自动化工作流

#定时任务

工作流（Workflows）可完成按时间或事件自动执行的任务，无需编写代码，用户只需用自然语言描述需求即可搭建流程，连接邮箱、日历、文档等应用，并按预设条件自动执行。对于规则固定、重复发生的任务，如每天汇总邮件、将收据信息登记至表格、每周整理行业动态等，均可通过工作流实现自动化处理。

每个工作流由触发器和操作步骤两部分组成。触发器用于设定运行条件，例如每天早上 8 点或收到新邮件时启动；操作步骤用于明确触发后执行的具体任务，例如读取邮件、提取信息、写入表格及发送消息。对于需要长期运行并保留跨渠道记忆的定时任务，也可使用长期助手 Claw 的定时任务功能。

#创建定时任务

按以下步骤创建工作流：

步骤一：进入 工作流 ，查看或管理已经创建的工作，也从此处进入，点击 查看全部 即可。

步骤二：点击 创建自定义工作流，或从模板库中选择一个模板。

创建自定义工作流需要从零描述需求，适合目标明确的场景；从模板开始，可先套用相近场景的流程，再按需要修改，适合尚不确定如何描述的情况。两种方式创建的工作流，后续的调整和管理方法相同。

步骤三：在左侧对话框中，用自然语言描述需要自动化的工作，例如“每天早上自动总结未读邮件”。

描述时应写清三件事：何时运行，例如“每天早上 8 点”或“收到新邮件时”；处理哪些内容，例如“Gmail 收件箱中过去 24 小时的未读邮件”；结果放到哪里，例如“发送到 Slack 私信”或“写入某个表格”。三点写得越具体，搭建出的流程越接近预期。每个工作流只能设置一个触发器，因此一次只描述一个场景。

步骤四：自动搭建工作流，包括触发器和各个操作步骤。如需调整，可继续通过对话修改。

搭建完成后，应逐项核对，触发条件和时区是否正确，步骤顺序是否合理，各步骤使用的应用和账户是否正确。发现问题时，直接在对话中说明修改内容即可，例如“将运行时间改为每天 9 点”“摘要改为发送到 Microsoft Teams”，无需删除重建。流程用到尚未连接的应用时，需先在左侧栏 技能 页面的 连接器 标签中完成授权。

步骤五：点击 测试运行，使用模拟数据检查流程是否正确。

测试运行使用模拟数据，不会发送真实邮件，也不会修改实际数据，可以反复测试。测试后查看每个步骤的结果是否符合预期，如有问题，回到对话中修改后再测试。需要注意，模拟数据无法检验真实账户的读写权限，测试通过后，仍需在正式运行后检查第一次的结果。

步骤六：确认无误后，点击 开启，工作流正式上线。

开启后，工作流会按触发器真实运行，发送邮件、修改表格等操作都会实际生效。每次运行的状态、触发时间和持续时间都会记录在运行记录中。

以下示例中，{} 内的内容为可替换变量，使用时根据实际需求填写。

请创建一个工作流：
每个工作日早上{8:30}（时区：{北京时间}），汇总我 {Gmail} 中前一天 18:00 以后收到的未读邮件。

摘要要求：
- 按“需要我回复”“需要知晓”“可以忽略”三类整理；
- 每封邮件用一句话说明发件人和事项；
- 不要回复、转发、删除或标记任何邮件。

将摘要发送到我的邮箱，标题为“今日邮件摘要 + 日期”。

预期获得一个“定时触发 → 读取邮件 → 生成摘要 → 发送邮件”的流程。测试运行后，重点检查时区是否正确、筛选的时间范围是否符合要求，以及流程中是否出现“回复”“标记已读”等未要求的步骤。

可连接应用

使用这些应用前，需要先在左侧栏 技能 页面的 连接器 标签中完成授权。Gmail、Outlook、Slack、Google、Microsoft 等服务通过登录对应账户并确认授权页面完成连接，部分组织账户还需要管理员同意。连接完成后，应确认该服务显示为“已连接”。

为提高流程的稳定性，建议注意以下几点：

• 选用相近模板：不确定如何描述需求时，可先从模板库中选择与目标场景相近的模板，了解其触发条件和操作步骤，再通过对话调整数据来源、处理规则及结果去向，逐步形成符合实际需求的流程。
• 明确运行要求：描述需求时，应明确何时运行、处理哪些数据，以及结果保存或发送至何处。例如，可写明“每周一 9 点”“收件箱中的未读邮件”“写入指定表格”，并补充具体的表格名称或位置，减少执行过程中的歧义。
• 通过对话调整：搭建的流程不符合预期时，可直接在对话中指出需要修改的步骤或条件，并说明预期效果，无需删除后重新创建。调整后，应再次检查相关步骤是否与新的要求保持一致。
• 上线前先测试：正式启用前，应先进行测试运行，检查触发条件、步骤顺序和处理逻辑是否符合预期。测试运行使用模拟数据，不会实际发送邮件或修改数据，适合用于发现和修正流程中的问题。
• 分步验证权限：对于新连接的应用，应先通过读取类任务确认能够正常访问所需数据，再单独验证发送、创建、更新等写入操作是否具备相应权限，避免将读取成功视为全部操作均已获得授权。
• 分类创建流程：每个工作流只有一个触发器，应按具体场景分别创建，避免将触发条件不同的任务合并到同一流程中。独立设置有助于明确各流程的用途，也便于后续单独暂停、调整和排查问题。
• 复用既有规则：已在 Genspark 中构建自定义智能体的，可直接在工作流中调用，沿用已经调整好的处理规则，减少重复配置。调用前，应确认其处理方式和输出要求适用于当前流程。
• 先向本人发送：涉及发送消息或修改表格的流程，宜先将处理结果仅发送给本人，核对内容、格式及目标位置是否正确。确认流程运行稳定、结果符合预期后，再扩大接收范围或执行后续修改操作。

#常用任务示例

任务描述应清楚说明每次需要完成的工作，建议集中写明运行时间、时区、处理范围、输出要求及异常处理方式。对于持续监测类任务，还应说明需要通知的变化和结果发送位置。

通用模板

请创建一个名为“{工作流名称}”的工作流。

触发方式：{定时触发：每天／每周／每月／每 N 分钟的具体时间；或邮件触发：收到符合条件的新邮件时}。
使用时区：{北京时间}。
执行内容：{每次需要完成的具体工作}。
信息来源：{已连接的邮箱、表格、网页搜索等来源}。
处理范围：{关注主题、筛选条件和资料覆盖时间}。
输出位置：{发送到邮箱、Slack 私信、Teams 频道，或写入表格、文档}。
执行边界：{只读取不修改／不回复、不转发、不删除}。

如果{资料不足、来源无法访问或没有符合条件的内容}，请{简要说明没有更新}，不要自行补全。

每日邮件摘要

适合每天邮件较多、需要快速掌握重点的情况。使用前需授权 Gmail 或 Outlook；若希望将摘要发送到 Slack，还需连接 Slack。

每天早上{8:30}（时区：{北京时间}），读取我{Gmail}收件箱中过去24小时的未读邮件，生成一份摘要。

摘要按{需要我回复、需要我知晓、可以忽略}三类整理。
每封邮件列出发件人、主题和一句话要点；需要回复的邮件注明截止时间，邮件中未提及的写“未明确”。
摘要通过{Slack 私信}发送给我。不要回复、转发或删除任何邮件。

每周竞品报告

适合需要持续跟踪竞争对手动态的情况。工作流会调用网页搜索收集信息，再将报告写入文档并通知团队。

每周一上午{9:00}（时区：{北京时间}），搜索{竞品A、竞品B、竞品C}过去7天的公开动态，重点关注{新品发布、价格调整、融资和人事变动}。

将结果整理为一份竞品周报，写入 Google Docs，每条动态注明来源链接和发布日期。
没有新动态的竞品写“本周无更新”，不要用旧闻凑数。
报告完成后，在 Slack 的{#市场组}频道发送报告链接和三条要点摘要。

每周销售简报

适合需要定期汇总表格数据、形成固定格式简报的情况。使用前需授权 Google Sheets 和邮箱。

每周一上午{8:30}（北京时间），读取 Google Sheets 中“{销售明细}”表格上周的数据，生成销售简报。

简报内容：{本周销售额、环比变化、前五名产品、需要关注的异常}。
只读取表格，不修改任何数据。
简报发送到我的邮箱，标题为“销售周报 + 日期”。
数据缺失的字段注明“数据缺失”，不要估算。

行业资讯晨报

适合需要每天了解某一领域动态的情况。

每个工作日早上{8:00}（北京时间），搜索过去24小时内与{新能源储能}相关的公开新闻。

筛选{最多5条}有实际影响的动态，优先采用官方公告和权威媒体报道。
每条说明事件内容、发布日期和来源链接，全文控制在{500字以内}。
结果发送到 Microsoft Teams 的{#行业观察}频道；没有重要动态时，简要说明“今日无重要更新”。

会议日程提醒

适合需要提前了解次日会议安排的情况。使用前需授权 Outlook 日历和邮箱。

每个工作日下午{17:30}（北京时间），读取我 Outlook 日历中次日的全部会议。

按时间顺序列出会议名称、时间、参会人和会议链接；
会议邀请中附有资料的，注明资料名称。
结果发送到我的邮箱。不要创建、修改或拒绝任何日程。

代码仓库周报

适合需要定期了解代码仓库进展的开发团队。使用前需授权 GitHub。

每周五下午{16:00}（北京时间），汇总 GitHub 仓库“{示例组织/示例项目}”过去7天新增的 Issue 和 Pull Request。

按“新增问题、已合并的变更、待审查的变更”三类整理，每项附编号和链接。
只读取，不发表评论、不修改代码、不合并任何变更。
结果发送到 Slack 的{#研发周报}频道。

客户跟进提醒

适合需要定期检查销售管线的情况。使用前需授权 Salesforce 或 Pipedrive，以及接收提醒的渠道。

每周三上午{10:00}（北京时间），检查 {Pipedrive} 中超过{14天}没有活动记录的进行中商机。

列出商机名称、负责人、所处阶段和最后一次活动日期。
只读取，不修改任何记录。
结果通过{Slack 私信}发送给我。

月度订阅费用汇总

适合需要每月核对订阅与收款情况的团队。使用前需授权 Stripe 和 Google Sheets。

每月 1 日上午{9:00}（北京时间），汇总 Stripe 中上个月的订阅收入和退款情况。

将结果追加到 Google Sheets 中的“{月度收入记录}”表格，每月一行。
只读取 Stripe 数据，不执行退款、取消订阅或任何修改操作。
无法确认的数据标注“待核对”。

#管理定时任务

工作流创建完成后，还需结合任务需求的变化进行日常管理，确保流程持续符合实际使用要求。具体操作方式及说明如下：

提示：暂时不需要运行的工作流，建议切换为 已停止（Stopped）。仅在确认不再需要时删除。

处理运行记录

在 我的工作流 中选中需要查看的工作流，会显示该工作流的完整运行记录。通过运行记录，可了解各次任务的执行情况、核查输出结果，并及时处理需要用户输入的事项。

• 查看运行概况：每条记录均包含运行状态、触发时间和持续时间，可据此了解任务何时启动、当前处于何种状态，以及本次运行的耗时情况。查找特定任务时，可结合触发时间定位对应记录。
• 查看完整结果：点击某条运行记录，可查看该次运行的完整结果。核查时，应结合任务要求，确认输出内容是否完整、关键信息是否准确，以及结果是否符合预期。
• 处理待确认事项：当运行状态显示为 待确认 时，表示某个步骤正在等待用户输入。进入该条记录后，可查看具体要求并直接处理。提交前，应核对所填信息是否准确、完整；处理后，可继续关注运行状态及后续结果。

注意事项

使用自动化工作流时，除了关注流程能否顺利运行，还需留意操作的实际影响、账户授权及信息安全。建议在开启或分享前，结合以下事项确认执行范围、访问权限与分享内容，并在运行后核对关键结果，降低误操作、运行失败和内部信息泄露的风险。

• 开启后操作真实生效：点击 开启 后，工作流会按触发器真实运行，发送邮件、修改表格等操作都会实际执行。涉及对外发送的步骤，应在描述中写清发送对象和范围，必要时写明“不回复、不删除、不标记已读”等限制，避免流程自行增加步骤。
• 已连接不等于具备全部权限：显示“已连接”不代表能访问该账户的所有资源。例如，Google Drive 的写入权限只适用于由应用创建或经用户授权的文件；Microsoft 365 按登录用户本人的权限运行。
• 授权失效会导致运行失败：授权可能过期、被撤销或缺少所需权限。提示重新连接时，应及时重新授权正确的账户；显示已连接但某一步仍失败时，检查所选账户、文件的共享设置和读写权限。
• 分享前检查内容：帮助中心未说明分享后对方能否使用分享者的应用连接。分享前，应检查流程描述中是否包含邮箱地址、表格名称、频道名称等内部信息。
• 自动生成的结果需要核对：服务条款明确提示，生成内容不保证准确，使用前应独立核实。金额、日期等关键数据应定期人工抽查。
• 团队账户受管理员设置约束：Team 和 Enterprise 管理员可以限制连接器的使用范围、停用连接器或启用只读策略。某个应用无法连接或无法写入时，可联系管理员确认组织设置。

#事件触发任务

除定时触发外，工作流还支持邮件触发，收到新邮件时自动运行，支持 Gmail 和 Outlook，使用前需授权对应的邮箱账户。每个工作流只能设置一个触发器，目前支持以下两种：

确定触发方式后，还需明确工作流启动后的处理步骤、结果去向及异常处理要求。以下示例说明如何将具体业务需求整理为清晰的任务描述，供系统据此搭建流程。{} 内的内容为可替换变量，使用时根据实际需求填写。

收据自动登记

适合经常通过邮件收到收据或发票、需要汇总报销的情况。使用前需授权邮箱和 Google Sheets，并提前准备好用于登记的表格。

当我的{Outlook}邮箱收到附有收据或发票的邮件时，提取以下信息：{日期、商家、金额、币种、支出类别}。

将提取结果追加到 Google Sheets 中的“{2026年支出明细}”表格，每张收据占一行。
无法识别的字段填写“待核对”，不要自行推测；同一张收据不要重复登记。
只写入表格，不回复邮件。

此类流程启用后，前几次运行应逐条对照收据核对表格；正式报销前，仍以收据本身为准。

续费邮件通知

请创建一个工作流：当我的{Gmail}收到主题包含“续费”的新邮件时运行。

读取触发本次运行的邮件，整理以下信息：邮件主题、收件时间、发件人、需要续费的服务、续费金额及截止日期。
无法获取的信息标注“未说明”。
整理结果通过{Slack 私信}发送给我。
只提供提醒，不回复、不转发邮件，不执行任何付款操作。

客户询价登记

请创建一个工作流：当我的{Gmail}收到主题包含“询价”的新邮件时运行。

提取客户名称、联系人、询价产品、数量和期望交期，追加到 Google Sheets 中的“{询价登记}”表格。
无法识别的字段填写“待核对”。
同时在 Slack 的{#销售组}频道发送一条简短通知，包含客户名称和询价产品。
不要自动回复客户。