#文档制作

AI 文档 用于将资料整理为结构清晰、排版规范的文档，适用于执行手册、工作报告、简历、课程笔记及合同草稿等场景。提供数百个模板，覆盖求职、商务沟通、报告分析、法律财务、营销创意和活动策划等类别。上传图片后，参照图片的视觉风格进行排版。

#输出格式

文档支持富文本、Markdown、网页文档和 Word 四种格式，各格式的输出方式及编辑能力有所不同：

• 富文本：提供可视化编辑器，可直接修改文字、调整样式与排版，操作方式与常用文字处理软件相近，适用于注重排版效果的文档。
• Markdown：以纯文本和格式标记组织内容，可在纯文本编辑器中手动修改，适用于教程、技术文档等场景。
• 网页文档和 Word：仅支持预览，不支持手动编辑，修改时需选中内容，再通过对话框提出要求。

创建文档时，应根据使用场景、排版要求及后续修改需求，在添加或生成内容前确定文档格式。对于后续需要手动编辑的文档，建议选择富文本或 Markdown 格式。文档包含内容后，格式将被锁定，格式选择器随之置灰，无法在当前项目中切换。如需更换格式，须新建项目并重新选择。

#常用场景

以活动执行手册和课程复习资料为例，展示如何在提示词中明确目标读者、文档结构及内容规则。示例提示词仅作示意，{} 内的内容为可替换变量，使用时根据实际需求填写。

① 活动执行手册

时间表、人员分工和物料清单分散在不同文件中，现场执行时容易反复查找。可上传相关文件，使用 AI 文档 合并为一份执行手册：

请根据上传的{活动流程、人员分工和物料表}，制作一份{现场执行手册}。

目标读者：{首次参与活动的现场工作人员}。
文档结构：{活动信息、时间流程、岗位职责、物料准备、异常处理、待确认事项}。
组织方式：{确保每个岗位都能快速找到对应的时间点、地点、联系人和交付事项}。

材料规则：
- 时间、人名、电话和物料数量以附件为准。
- 多份文件相互矛盾之处，列入“待确认事项”，不要自行取舍。
- 未注明负责人或截止时间的任务，标注“待确认”。
- 异常处理建议与已确定的安排分开撰写。

请先检查材料是否齐全，并列出文档目录；待我确认后，再撰写正文。

手册生成后，可请一位未参与筹备的同事仅凭手册查找自己负责的任务，无法找到的信息即为下一轮需要修改的内容。

② 课程复习资料

将多份课程讲义整理为复习文档时，可统一各章结构，并区分讲义原有内容与补充内容，便于复习时对照核查：

请将上传的{三份课程讲义}整理为一份复习文档。

目标读者：{刚开始学习统计学的大学生}。
内容范围：仅覆盖讲义中出现的{描述统计、抽样和置信区间}。
章节结构：每章包括{概念解释、公式符号、生活中的例子、容易混淆的地方、两道练习题}。

内容要求：
- 重要定义注明出自哪份讲义、哪一章。
- 补充的生活例子标注“补充示例”，不得写成讲义原有内容。
- 练习答案统一放在文末，便于先做题再核对。

为保证文档质量，减少后续核对与修改成本，生成和完善文档时建议注意以下几点：

• 复杂文档分段生成：对于长篇报告、多章节方案等内容较多、结构复杂的任务，建议先明确整体框架、各章节重点及篇幅安排，再逐章生成和核对。各部分确认后，再统一检查术语使用、数据口径及章节衔接，避免出现内容重复、论述遗漏或前后表述不一致等问题。
• 关键信息人工复核：结构完整、排版规范不代表信息已经核实。涉及姓名、日期、金额、统计数据、引用来源及重要结论时，应对照原始资料逐项检查，并核对数据的适用范围与时效性。对于缺少依据或暂时无法确认的内容，应明确标注为待核实信息，不宜直接用于正式发布或决策。
• 生成前明确内容要求：开始生成前，应集中说明文档用途、目标读者、内容范围、篇幅及表达风格，并列明必须包含的要点和需要避免的内容。对于已有固定结构或交付规范的任务，可提供目录、模板或参考样本，明确需要遵循的要求，减少因需求不清导致的反复修改。
• 参考资料分类整理：提供参考资料时，建议按主题、用途或章节分类，并注明来源、时间及版本。涉及多份材料时，应明确主要依据、补充资料及不再适用的旧版本；如材料之间存在冲突，应先确认采用标准，避免不同版本的数据、结论或表述混用。
• 排版规范提前统一：生成前应明确标题层级、段落结构、列表形式、表格样式及引用标注方式，并在后续修改中保持一致。对于包含较多表格、图片或注释的文档，还应检查编号、说明文字与正文引用是否对应，避免仅调整局部样式而造成整体排版不统一。
• 后续修改限定范围：提出修改要求时，应明确所依据的版本、需要调整的章节、具体修改目标及必须保留的内容。对于已经确认的部分，建议说明是否允许联动调整；涉及结构、数据或核心结论的变更，应同步检查相关段落，避免局部修改后出现前后矛盾。
• 交付前检查完整性：文档定稿前，应对照最初的任务要求，检查内容是否齐全、重点是否突出，以及是否存在占位文字、重复段落或未处理的批注。导出或分享后，还应检查实际呈现效果，重点查看分页、表格、图片及链接，确认内容完整、版式清晰后再正式交付。

#局部修改

选中一段文字后，所选内容会显示在对话框上方，输入“缩短这一段”“补充一个例子”“改为正式语气”等要求即可完成修改。四种格式均支持这种选中后修改的方式，包括仅支持预览的网页文档和 Word，各格式的具体修改方式如下表所示：

局部润色、翻译或补充内容时，应明确选中范围，并说明修改目标及需要保留的内容，避免因指令范围不清而改动其他章节。以压缩“活动背景”段落为例，提示词示意如下：

请仅修改选中的“{活动背景}”段落，篇幅压缩至原长度的{一半}。

必须保留：{活动名称、日期、服务对象和已确认的数据}。
不得调整：{其余章节}。
修改时不增加宣传性评价，不改变事实含义。

仅需修改个别错别字、日期或标点时，在富文本或 Markdown 中直接手动编辑更为便捷。手动编辑不消耗积分，停止输入约 1 秒后自动保存，不提供手动保存选项。需要注意的是，AI 重写 和 AI 写作 会将整篇文档作为上下文发送，即使只修改一句话，也按全文的输入量计费。因此，少量文字改动宜手动完成，涉及措辞、结构或篇幅的调整再交由 AI 处理。

#版本管理

AI 文档 通过保存点记录文档的修改过程。每个保存点均包含对应时刻的完整文档状态及修改信息，便于查阅历史内容、比较不同方案，并在需要时恢复至指定版本。

保存点根据编辑方式自动生成，具体规则如下：

文档存在两个及以上保存点时，历史版本按时间倒序排列，较新的版本显示在前。查看和恢复历史版本时，可按以下步骤操作：

• 打开版本列表：点击编辑器左上角的版本下拉菜单，查看已有保存点。

• 预览历史版本：选择需要查看的版本，检查正文、结构及相关修改。选择版本仅用于预览，不会直接执行回滚。

• 执行回滚：确认需要恢复该版本后，点击 回滚到，将文档恢复至对应保存点。

#模板列表

AI 文档 提供数百个文档模板，可作为内容组织与页面排版的起点。可根据文档用途浏览并选择合适的模板。图中各分类的常见适用场景如下：

所有模板 用于集中浏览模板，我的文档 用于查看和继续处理已有文档。使用模板创建文档时，可按以下步骤操作：

• 选择模板：根据文档用途进入相应分类，选择章节结构和页面布局与需求相符的模板。

• 补充要求：在输入框中说明文档主题、目标读者、已有资料及具体要求，并明确需要保留或调整的结构与样式。

• 检查内容：生成后，核对正文与原始资料是否一致，检查示例文字、占位内容及不适用的章节，再根据所选格式，通过手动编辑或 AI 修改完善文档。

模板能够提供结构与排版参考，但仍需根据实际任务补充内容要求。以使用报告类模板制作工作报告为例，提示词可参照以下写法，{} 内的内容为可替换变量：

请基于所选模板，制作一份{项目月度工作报告}。

目标读者：{部门负责人和项目成员}。
已有资料：{本月工作记录、进度表和问题清单}。
文档结构：{本月概况、已完成事项、进度与问题、下月计划、待确认事项}。

模板使用要求：
- 保留模板的{标题层级、配色和表格样式}。
- 将模板中的示例文字替换为实际资料，删除不适用的示例章节。
- 人名、日期、金额及进度数据以提供的资料为准。
- 资料中未提供的信息标注“待补充”，不要用模板示例代替。
- 篇幅控制在{约1500字}，采用{正式、简洁}的表达方式。

选择模板时，应同时考虑内容结构、页面布局及交付要求，避免仅依据封面或配色作出判断。模板中的示例数据和条款不代表实际情况，正式使用前，应逐项替换并核对。

#注意事项

为避免误操作导致内容丢失，使用版本管理功能时，建议注意以下几点：

• 回滚不可撤销：回滚至较早版本后，该版本之后的所有修改将被永久移除且无法恢复，对应时间点之后的对话历史也会一并清除。执行前，应仔细核对目标版本，并确认后续新增或修改的内容是否仍需保留。
• 回滚前备份：如需保留当前成果，建议在回滚前切换至最新版本，通过 查看与导出 > 创建副本 将当前文档另存为独立项目，或导出所需文件。需要保留的对话内容应另行记录，避免随回滚操作一并丢失。
• 导出前核对版本：系统导出的是当前正在预览的版本，而非默认导出最新版本。若正在查看较早的保存点，导出文件将对应该历史版本。导出前，应确认所选版本与交付要求一致。
• 菜单显示条件：版本下拉菜单仅在存在多个保存点时显示，在移动端和只读文档中会隐藏。因此，未显示版本菜单并不一定意味着不存在历史记录，应结合保存点数量、访问设备及文档权限进行判断。
• 保存点不等于撤销记录：同一编辑者的连续手动修改会合并为一个保存点，并非每次操作都会单独留档。回溯内容时，应以版本列表中实际保留的保存点为准。