#Mail Manus

Mail Manus（邮件任务） 功能以电子邮件为入口，支持在邮箱内委派工作并接收处理结果。将邮件转发或抄送至专属机器人邮箱后，系统会读取邮件正文、附件及相关任务指令，并启动处理流程。任务完成后，处理结果将通过回信发送至收件箱，生成的文件随信附上，无需在邮箱与任务处理应用之间反复切换。

#工作流程

邮件任务的处理涵盖邮件发送、内容分析、任务执行和结果交付，整个流程通过邮件衔接，具体分为以下四个环节：

1. 发送邮件：将邮件转发至专属机器人地址，或在邮件往来中抄送该地址。

2. 分析内容：读取邮件正文和附件，识别主题及正文中的任务指令。

3. 执行任务：根据指令完成摘要、调研、整理等工作，并通过邮件同步处理进度。

4. 回信交付：处理结果以邮件回复的形式发回收件箱；生成的文件则随邮件以附件形式提供。

#适用场景

邮件方式适合委派需求明确、无需即时反馈的任务；涉及频繁交互、敏感信息或高风险操作时，建议选择其他处理方式。

适合使用

不适合使用

#基础设置

获取专属地址

进入 设置 > Mail Manus，复制页面中显示的专属机器人地址。该地址为每位用户独有，仅供本人使用，具体格式以设置页实际显示为准。

建议将该地址保存为邮箱通讯录联系人，并设置易于识别的名称，如 Manus。后续转发邮件时，输入名称即可自动补全地址，避免手动输入出错。

添加已批准发件人

只有来自已批准发件人地址的邮件才能触发任务，其他地址发来的邮件不会被处理，可防止专属地址被他人冒用。进入 设置 > Mail Manus > 已批准的发件人，添加用于发送任务邮件的邮箱地址。

设置时，建议注意以下几点：

• 多个邮箱分别添加：工作邮箱和个人邮箱都可能用来转发邮件时，需将两个地址都加入列表。从未添加的邮箱发出的邮件，不会触发任务。
• 核对实际发件地址：部分邮箱支持别名或代发，实际发出的地址可能与登录账号不同。转发后长时间未收到回信，可先在 已发送 中查看发件地址是否已在列表中。

#发起邮件任务

转发邮件

处理单封来信时，打开邮件并点击 转发，将收件人设为专属机器人地址，在主题和正文中注明任务要求后发送。原邮件附件会随邮件一并转发，支持读取 PDF、Word、Excel、图片、CSV 等常见格式的文件。

任务指令可写在邮件主题中，也可写在正文中转发内容的上方。主题适合用一句话概括任务，正文用于补充背景信息、具体要求和输出格式，两者配合可减少理解偏差。

通用模板

以下模板中，{} 内的内容为可替换变量，使用时根据实际需求填写。

主题：{一句话概括任务，如“提取关键日期和截止日期”}

请根据下方转发的邮件{及附件}，{具体任务}。

背景信息：{邮件来源、使用场景及相关背景}。
具体要求：{必须包含的内容、限制条件及需要避免的内容}。
输出要求：以{表格／文档／幻灯片等形式}输出，{作为附件回复／直接写在回信正文中}。

邮件中无法确认的信息请标注“待确认”，不要自行补充。

客户需求整理示例

以整理客户需求邮件为例，展示如何在转发时说明任务、背景及输出要求。使用时，可将 {} 内的内容替换为实际需求。

主题：{将客户需求整理为项目计划}

请根据下方转发的客户邮件及附件，整理一份{项目执行计划}。

背景信息：{我们是一家活动策划公司，这封邮件是客户对年度发布会的初步需求说明，整理结果用于内部讨论}。

具体要求：
- 区分{客户已明确的需求}和{仍需向客户确认的问题}。
- 按时间顺序列出{关键节点}，邮件中未提及的日期不要自行补充。
- {预算、参会人数}等信息以邮件原文为准，无法确定的内容标注“待确认”。

输出要求：
1. 以{Excel 表格}形式作为附件回复，包含{事项、负责方、截止时间、备注}四列。
2. 回信正文用{3—5 句话}概括客户的核心诉求。

转发时，建议注意以下几点：

• 使用转发而非回复：点击 回复 时，原邮件的附件通常不会带上。需要 Manus 处理附件时，应使用 转发，并在发送前确认附件仍在。
• 一封邮件一个任务：同一封邮件中混杂多项无关任务，容易导致结果遗漏或混淆。任务较多时，可拆分为多封邮件分别发送。

抄送 Manus

在与同事往来的邮件中，可直接将专属机器人地址加入 抄送，并在正文中写明交给 Manus 的任务，无需另行转发。参与讨论的同事可在同一线程中查看任务进展，并在此基础上继续推进。

{各位好，本周各渠道的投放数据已汇总在附件中，请查收。}

{Manus：请根据附件数据，以表格形式列出各渠道的花费、点击量和转化数，并指出转化成本最高的两个渠道。}

抄送前需注意，所有收件人都能看到 Manus 地址和正文中的任务指令。涉及客户、供应商等外部人员的邮件，建议转发给 Manus 单独处理，不在原线程中抄送。

查看与取消任务

处理时长取决于任务复杂程度，简单摘要约需 1—2 分钟，全面调研可能需要 10—15 分钟，处理期间的状态更新会通过邮件发送。

开始复杂任务前，Manus 会先发送确认邮件。发现转发有误或需要终止任务时，可直接回复状态邮件“取消”，也可在 Manus 应用中停止该任务。

#工作流邮箱

对于差旅预订、消费收据、发票处理等重复出现的邮件，可创建工作流邮箱。工作流邮箱是专门用于某类任务的 Manus 机器人地址，每个地址绑定一条默认提示词，收到邮件后按该提示词自动处理，无需每次重新编写指令。配合邮箱的过滤规则自动转发，即可让同类邮件全程自动处理。

创建工作流邮箱

进入 设置 > Mail Manus > 工作流邮箱，新建工作流邮箱，并填写以下三项内容：

指令会对每一封转入的邮件生效，应写明提取哪些信息、结果放在哪里、需要执行哪些后续操作，可参照以下模板：

请从邮件中提取{需要的字段}。
将结果{写入／添加到}{目标位置，如表格、日历、数据库}。
{后续操作，如设置提醒、发送通知}。
邮件中无法确认的信息请标注“待确认”，不要自行补充。

默认提示词中涉及日历、Notion、Slack 等外部应用时，需先在 Manus 中完成对应应用的连接与授权，否则相关操作可能无法完成。

#设置邮件过滤器

在 Gmail、Outlook 等邮箱中创建过滤规则，筛选出需要交给工作流处理的邮件。

Gmail：点击搜索框右侧的 显示搜索选项 图标，填写 发件人、主题、包含字词 等条件，按需勾选 包含附件，再点击 创建过滤器。

Outlook 网页版：进入 设置 > 邮件 > 规则 > 添加新规则，在条件中设置发件人、主题关键词等。

以下为 Gmail 中的筛选条件示例，{} 内的内容可替换为实际的发件地址和关键词：

① 差旅预订筛选

发件人：{[email protected] OR [email protected]}
包含字词：{"booking confirmation" OR flight OR hotel}

② 消费收据筛选

发件人：{[email protected]}
主题：{Uber E-Receipt}

③ 发票处理筛选

主题：{Invoice OR 发票}
包含字词：{filename:pdf}
勾选：包含附件

设置过滤条件时，建议注意以下几点：

• 条件同时满足：同一过滤器中的条件须全部满足，条件越多越容易漏掉邮件。同一栏有多个取值时，用 OR 连接。
• 先搜索再创建：填写条件后先点击 搜索，查看匹配到的历史邮件是否准确，确认无误后再创建过滤器。
• 避免条件过宽： 转发条件过于宽泛，可能导致无关邮件被自动转发，不仅消耗积分，还可能使与任务无关的信息进入处理流程。

#连接自动转发

将过滤器的操作设置为自动转发至工作流邮箱：

• Gmail：在过滤器操作中勾选 转发给，选择工作流邮箱地址，点击 创建过滤器。
• Outlook 网页版：在规则操作中选择 转发到，填写工作流邮箱地址后保存。

当邮件符合筛选条件时：
☑ 转发给：{travel}@manus.bot

设置自动转发时，建议注意以下几点：

• Gmail 需先验证地址：过滤器中的转发地址，需先在 设置 > 查看所有设置 > 转发和 POP/IMAP > 添加转发地址 中添加。Gmail 会向该地址发送确认邮件，验证通过后才能在过滤器中选用。
• 只对新邮件生效：自动转发仅作用于创建规则后收到的邮件，此前的历史邮件需手动转发。
• 企业邮箱可能受限：部分企业邮箱禁止向外部地址自动转发。规则保存后不生效时，可联系邮箱管理员确认。

#测试与启用

设置完成后，符合条件的邮件将依次完成以下流程：

1. 自动转发至工作流邮箱；
2. Manus 按默认提示词处理；
3. 处理结果以回信形式发回收件箱。

正式启用前，建议先手动转发一封符合条件的历史邮件至工作流邮箱，检查回信结果是否符合预期。结果不理想时，优先调整默认提示词，再观察下一封邮件的处理效果。

#常见工作流示例

以下示例中，{} 内的内容可根据实际需求替换。

① 差旅管理

将航空公司、酒店、会议主办方发来的预订确认邮件，自动整理为带提醒的日历行程。

工作流邮箱：{travel}@manus.bot
筛选条件：发件人为{航空公司、酒店及会议主办方}
默认提示词：
请从邮件中提取{出行日期、地点和确认号}。
将行程添加到{Google 日历}，在{航班起飞前}预留{1 小时}缓冲时间。
在{出发前 24 小时和 2 小时}分别设置提醒。

处理结果：每封预订确认邮件都会自动生成带有提醒和缓冲时间的日历事件。

② 费用跟踪

将打车平台发来的电子收据，自动记录到报销台账中。

工作流邮箱：{expenses}@manus.bot
筛选条件：发件人为{Uber、Grab、Lyft 等打车平台的收据邮箱}
默认提示词：
请从邮件中提取{日期、金额、类别、商户}。
将结果记录到{Notion 中的报销数据库}。

处理结果：所有打车收据自动记入费用台账。

③ 发票处理

将带有 PDF 附件的发票邮件自动解析归档，并在付款到期前提醒。

工作流邮箱：{invoices}@manus.bot
筛选条件：主题包含{Invoice}，且带有{PDF}附件
默认提示词：
请从邮件中提取{发票号、开票日期、金额、供应商、到期日}。
将结果添加到{财务记账表格}。
在到期日前{3 天}设置付款提醒。

处理结果：收到的发票自动完成解析和登记，并按期提醒付款。

④ 客户反馈

将客户反馈邮件自动完成情感分析，并同步给团队。

工作流邮箱：{feedback}@manus.bot
筛选条件：主题包含{feedback}或{review}
默认提示词：
请判断邮件的情感倾向（正面／负面／中性）。
提取客户反馈的主要问题和建议。
将摘要发布到{Slack 的 #customer-feedback 频道}。

处理结果：客户反馈自动完成分析，并同步给团队成员。

#提升效果技巧

邮件任务无法像对话一样即时追问，首次发送时说明得越完整，回信结果越接近预期。常用技巧如下：

#安全与积分

• 授权发件人：仅已批准的发件地址可触发任务。新增常用邮箱后，请及时加入批准列表，防止专属邮箱被未经授权使用。
• 邮件隐私：邮件内容将用于任务执行，相关处理遵循平台隐私政策及数据处理规范。转发前，建议删除与任务无关的个人信息、账号密码等内容。
• 敏感信息：高度敏感信息建议直接在应用内处理，不通过邮件发送。
• 积分使用：邮件任务与其他任务一样消耗积分。启用工作流邮箱后，建议定期查看积分使用情况，并避免设置过宽的过滤条件，以减少不必要的消耗。

#常见问题

Q：专属地址是私密的吗？ A：是。专属地址为每位用户独有，并且只处理来自已批准发件人的邮件。

Q：可以把专属地址分享给同事吗？ A：不可以。每位用户的地址都是唯一的。需要协作时，可在发给 Manus 的邮件中抄送同事。

Q：Manus 可以处理哪些附件？ A：支持 PDF、Word 文档、Excel 表格、图片、CSV 等常见格式。

Q：处理一项任务需要多长时间？ A：取决于任务复杂程度。简单摘要约需 1—2 分钟，全面调研可能需要 10—15 分钟，处理进度会通过邮件发送。

Q：转发后可以取消任务吗？ A：可以。回复状态邮件“取消”，或在 Manus 应用中停止该任务。

Q：不小心转发了邮件怎么办？ A：开始复杂任务前，Manus 会先发送确认邮件，收到后可直接取消。

Q：发送后一直没有收到回信怎么办？ A：可依次检查以下事项：

1. 发件地址是否在已批准发件人列表中；
2. 收件地址是否与设置页中的专属地址一致；
3. 回信是否被归入垃圾邮件；
4. 在 Manus 应用中查看该任务是否已创建及当前状态。