#知识库

#资料导入管理

通过导航栏进入 知识库，可集中整理需要反复查阅的个人资料，结合 知识库问答，可围绕文件内容开展信息查询、要点归纳和内容比较。员工手册、产品说明、课程讲义等长期使用的材料，适合按主题分类管理；临时分析的文件也可直接在对话中上传，并说明处理要求。

上传本地文件

选择 上传文件，按提示添加本地资料。上传前宜统一文件名称，标明主题、日期或版本，例如 员工手册_2026版.pdf，便于后续查找和引用。支持的文件格式、大小及数量，以实际上传提示为准。添加完成后，可先围绕指定文件提问，要求列出标题、主要章节和关键主题，再与原文对照，初步检查读取范围。扫描件、图片表格及排版复杂的文件，应重点核对关键条款、数字和日期。

以下示例中，{} 内的内容为可替换变量，使用时根据实际需求填写。

示例一：上传员工手册，查询办理要求。

将员工手册按版本命名并上传后，指定需要查询的事项，要求保留适用条件并注明出处。

请依据已上传的《{员工手册_2026版}》，整理{员工申请年假}的相关要求。

查询范围：{申请条件、办理流程、审批要求及例外情况}。
输出格式：使用“事项、具体规定、对应章节或条款”三列表格。

仅依据该文件回答。未检索到依据的内容，请明确标注；无法完整读取或确认版本时，请说明具体限制。

示例二：上传产品说明书，整理操作步骤。

将说明书按产品名称与型号命名，例如 空气净化器_A100_使用说明书.pdf，再围绕具体操作提出问题，避免不同型号的信息混用。

请依据已上传的《{空气净化器_A100_使用说明书}》，整理{更换滤芯}的操作说明。

请依次说明：
1. 操作前需要完成的准备；
2. 更换步骤及先后顺序；
3. 原文明确列出的注意事项；
4. 更换后需要进行的检查或设置。

请注明对应页码或章节。说明书未提及的步骤，不要自行补充。

新建文字笔记

选择 新建笔记，记录阅读摘要、会议要点、学习内容或项目资料，并使用能够概括主题的名称。记录时，宜区分原文摘录、个人理解与待确认事项，避免将尚未核实的信息写成确定结论。

示例一：整理阅读笔记。

阅读教材、书籍或文章后，可分别记录资料来源、主要内容、个人理解与待查问题，便于后续复习和核对。

笔记名称：{《天工开物》造纸工艺阅读笔记}

资料来源：{所读版本、章节及页码}。
阅读日期：{2026年10月23日}。

主要内容：{概括本次阅读涉及的材料、工具及工序}。
原文摘录：{记录需要保留的原句，并注明出处}。
个人理解：{说明自己的认识，与原文摘录区分}。
待查问题：{列出尚未理解的术语或需要进一步核实的内容}。

示例二：记录会议要点。

项目讨论或活动筹备结束后，可将已确认事项、待办任务和未决问题分开记录。尚未确定的负责人、时间或安排，应明确标注。

笔记名称：{社区读书分享会筹备会议_2026-10-23}

会议主题：{确认活动流程与筹备分工}。
会议时间：{2026年10月23日}。

已确认事项：
1. {活动设置阅读分享和分组讨论两个环节}；
2. {报名人数上限为30人}。

待办任务：
1. {整理活动流程草案}；负责人：{小林}；完成时间：{10月25日}；
2. {核实场地设备}；负责人：{待确认}；完成时间：{10月26日}。

待确认事项：{活动具体时间、场地预订结果及物料预算}。

建立资料分类

选择 新建文件夹，按项目、主题或用途整理资料。例如，可分别建立“公司制度”“产品资料”和“课程学习”等文件夹。文件较少时，无需设置过多分类层级，以免增加查找步骤。

示例一：归类公司制度。

建立“公司制度”文件夹，集中整理员工手册、报销制度和考勤规定。文件名称中保留版本或生效日期，便于查询时指定使用范围。以下为命名示例，实际名称应与文件内容一致。

公司制度/
├── 员工手册_2026版.pdf
├── 费用报销制度_2026-10版.pdf
└── 考勤管理规定_2026-09版.pdf

需要保留旧版时，可在文件名中增加明确标识，例如 费用报销制度_2025版_历史版本.pdf。查询现行要求时，仍应指定相应文件，并核对其生效时间。

示例二：整理课程资料。

建立“小学四年级语文”文件夹，按单元和资料用途命名文件，使教材内容、教学设计、练习题与个人笔记便于区分。

小学四年级语文/
├── 第一单元_教学设计_2026-10版.docx
├── 第一单元_课堂讲义_2026-10版.pdf
├── 第一单元_阅读练习_学生版.docx
└── 第一单元_教学反思_2026-10-23

同一单元的资料可采用一致的名称前缀，便于搜索和集中浏览。引用时，应说明各份资料的用途，例如以课堂讲义作为知识依据、以阅读练习作为修改对象；文件夹分类本身不代表问答会自动限定在该范围内。

#应用场景

知识库适合处理需要反复查阅、依据原文回答的问题。使用时，应先确定资料范围，再说明需要查找、归纳或比较的内容。

同一任务涉及多份资料时，应分别说明文件用途。例如，比较两个版本的售后政策，应明确版本名称和比较范围，并要求注明变化对应的位置，避免将不同版本的规定混合使用。

#提问方法

使用 知识库问答 时，应指定或添加本次需要使用的资料，并在问题中写明文件名称、版本、查询范围和输出要求。仅在提示词中提及文件名，并不能确认该文件已被实际读取。资料较多时，可先要求说明本次能够读取的文件，再开展查询与分析。以下示例中的 {} 均表示可替换内容，使用时应根据实际需求填写。

请仅依据本次指定的《{员工手册_2026版}》回答以下问题：

1. {试用期员工申请年假需要满足哪些条件？}
2. {加班调休需要提前多久申请？}

回答要求：
1. 先说明本次实际读取的文件名称及可确认的版本信息；
2. 两个问题分别作答，概括相关规定，并保留适用条件与例外情况；
3. 注明对应章节或条款，摘录必要的原文；无法确认出处时，请明确说明；
4. 未检索到依据时，写明“在本次读取的资料范围内未找到相关规定”，不要自行补充；
5. 如无法完整读取文件，或不同条款存在冲突，请分别说明限制与冲突内容，不要自行判断哪项规定有效。

获得回答后，应打开原文件，核对引用位置、适用对象、生效时间及例外条件。涉及制度适用、合同约定或设备操作的重要结论，应逐项确认后再使用。

#维护建议

统一命名规则：文件名称宜包含主题、日期或版本，避免使用“新建文档”“最终版”等难以区分的名称。原始资料与整理结果也应分别命名，便于核对来源。

明确版本范围：资料更新后，应及时标明当前有效版本。需要保留旧版时，可在名称中补充版本或日期，并在提问中明确本次采用的文件；比较任务则应同时指定待比较的版本。

定期整理分类：按项目或用途归类资料，定期检查重复文件与过期资料。文件夹用于整理内容，不应仅因文件位于同一文件夹，就认定问答会自动限定在该文件夹内；使用时仍应明确资料范围。

核对上传权限：上传单位内部资料前，应确认所在单位的数据管理要求及本人使用权限。文件包含与任务无关的个人信息或内部信息时，宜先删减或脱敏，再按实际需要上传。